Tại sao bàn làm việc bừa bộn làm giảm năng suất (Hãy khắc phục!)

Một chiếc bàn bừa bộn có thể khiến một công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Tôi có thể ngồi xuống với một kế hoạch rõ ràng, sau đó mất mười phút để tìm bộ sạc, một tờ ghi chú cũ hoặc một tài liệu bị chôn vùi dưới những giấy tờ khác. Sự chú ý của tôi bắt đầu di chuyển từ đối tượng này sang đối tượng khác. Công việc trở nên chậm chạp hơn và đầu óc tôi cảm thấy chật chội. Một chiếc bàn không cần phải trông hoàn hảo. Nó cần hỗ trợ cách tôi làm việc. ## Tại sao sự bừa bộn trên bàn ảnh hưởng đến sự tập trung của tôi Mỗi vật dụng nhìn thấy được đều có thể đòi hỏi một phần nhỏ sự chú ý của tôi. Một chồng giấy tờ có thể nhắc nhở tôi về một nhiệm vụ còn dang dở. Một chiếc cốc rỗng có thể là dấu hiệu cho thấy tôi đã ngồi quá lâu. Một số sổ ghi chép đang mở có thể khiến tôi khó biết được sổ nào chứa thông tin tôi cần. Điều này không có nghĩa là một chiếc bàn bừa bộn sẽ gây ra mọi vấn đề về tập trung. Giấc ngủ, căng thẳng, khối lượng công việc và tiếng ồn cũng hình thành nên khả năng tập trung của tôi. Một không gian làm việc đông đúc vẫn có thể khiến bạn phải nỗ lực nhiều hơn cho một ngày vốn đã bận rộn. Tôi nhận thấy sự khác biệt rõ nhất khi tôi thực hiện một nhiệm vụ cần được chú ý đều đặn, chẳng hạn như viết, xem lại báo cáo hoặc chuẩn bị bài thuyết trình. Một bề mặt rõ ràng giúp tôi ít bị gián đoạn thị giác hơn. Điều đó làm cho việc tập trung vào một nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn. ## Bắt đầu từ một khu vực nhỏ. Tôi không cố gắng dọn dẹp toàn bộ căn phòng cùng một lúc. Kế hoạch đó thường tạo ra một dự án khác còn dang dở. Tôi chọn một khu vực, chẳng hạn như không gian ngay phía trước ghế của tôi. Sau đó tôi loại bỏ mọi thứ không thuộc về nơi đó. Tôi xếp mỗi món đồ vào một trong ba nhóm: - Để trên bàn - Cất giữ ở nơi khác - Vứt bỏ hoặc tái chế Nhóm đầu tiên nên ở số lượng nhỏ. Máy tính xách tay, sổ ghi chép, bút và một vật dụng sử dụng hàng ngày của tôi có thể là đủ. Nếu tôi chỉ sử dụng thứ gì đó một lần một tuần, nó có thể không chiếm lĩnh khu vực làm việc chính của tôi. Một không gian trống nhỏ có thể thay đổi cảm giác của toàn bộ bàn làm việc. ## Cung cấp cho những vật dụng thông thường một ngôi nhà cố định mà tôi từng đặt chìa khóa, dây cáp và ghi chú của mình ở bất cứ nơi nào tôi tìm thấy không gian. Điều đó đã tiết kiệm được vài giây vào thời điểm đó nhưng lại gây ra vấn đề tìm kiếm sau đó. Giờ đây, tôi cất giữ những vật dụng thường xuyên sử dụng ở những nơi cố định: - Một khay đựng chìa khóa và các thiết bị nhỏ - Một ngăn kéo đựng dây cáp sạc - Một cặp đựng giấy tờ cần xử lý - Một thùng nhỏ đựng các biên lai và phế liệu - Một cuốn sổ tay nằm ở cùng một phía của bàn làm việc. Hệ thống không cần phải trông giống một phòng trưng bày. Tôi chỉ cần nhớ mọi thứ sẽ đi đến đâu. Một ngôi nhà cố định cũng giúp việc dọn dẹp trở nên dễ dàng hơn. Tôi có thể trả lại một mặt hàng mà không cần đưa ra quyết định mới mỗi lần. ## Sử dụng hệ thống giấy tờ đơn giản Giấy thường tạo ra sự lộn xộn dễ thấy nhất. Tôi chia nó thành ba nhóm: Hành động: Tôi cần làm gì đó với nó. Tham khảo: Có thể tôi sẽ cần đọc nó sau. Lưu trữ: Tôi cần lưu giữ nó để lưu hồ sơ. Các giấy tờ hành động nằm trong một thư mục có thể nhìn thấy được. Các tài liệu tham khảo được để vào một file riêng. Tài liệu lưu trữ di chuyển ra khỏi khu vực làm việc hàng ngày của tôi. Tôi tránh xếp chồng lớn có dán nhãn “sau này”. Một đống tài liệu không cho tôi biết điều gì cần chú ý hoặc khi nào tôi nên xem lại nó. Một danh sách ghi ngày tháng giúp tôi có nhiều quyền kiểm soát hơn. Ví dụ: hóa đơn tiện ích có thể được đưa vào thư mục hành động với ghi chú chẳng hạn như “kiểm tra vào thứ Năm”. Chi tiết nhỏ đó loại bỏ sự cần thiết phải đọc lại bài báo. ## Giảm sự lộn xộn của kỹ thuật số Một bàn làm việc sạch sẽ vẫn có thể khiến tâm trí tôi mất tập trung nếu màn hình của tôi chứa đầy các tab đang mở và cảnh báo. Trước khi bắt đầu công việc tập trung, tôi đóng các tab không hỗ trợ tác vụ hiện tại. Tôi tắt tiếng những thông báo không cần thiết trong một khoảng thời gian nhất định. Tôi giữ các tập tin cho dự án trong một thư mục có tên rõ ràng. Tôi cũng tránh sử dụng hộp thư đến của mình làm danh sách nhiệm vụ. Tin nhắn có thể vẫn chưa được đọc, bị chôn vùi hoặc kéo tôi vào công việc không liên quan. Một danh sách nhiệm vụ ngắn cung cấp cho mỗi tin nhắn một bước tiếp theo rõ ràng. Ý tưởng tương tự cũng áp dụng cho điện thoại của tôi. Tôi đặt nó ngoài tầm với khi tôi cần sự chú ý không bị gián đoạn. Nếu tôi cần nó cho công việc, tôi chỉ mở những ứng dụng cần thiết. ## Tạo thói quen thiết lập lại ngắn gọn Bàn làm việc có thể trở nên lộn xộn trong một ngày bận rộn. Điều đó là bình thường. Thói quen hữu ích không phải là dọn dẹp liên tục. Đó là một thiết lập lại ngắn. Khi kết thúc một buổi làm việc, tôi dành vài phút để làm ba việc: 1. Trả những món đồ rời về vị trí thông thường. 2. Loại bỏ rác và cốc rỗng. 3. Viết ra nhiệm vụ tiếp theo cho buổi học tiếp theo. Bước thứ ba giúp đầu óc tôi thôi mang theo những suy nghĩ còn dang dở. Nếu tôi biết ngày mai phải bắt đầu từ đâu, tôi sẽ ít có khả năng tiếp tục suy nghĩ về công việc sau khi rời khỏi bàn làm việc. ## Một ví dụ thực tế Một đồng nghiệp của tôi thường giữ các ghi chú cuộc họp, báo cáo in và thư cá nhân trong một chồng lớn. Khi cần tài liệu, cô kiểm tra toàn bộ đống tài liệu. Cô ấy đã thay đổi hệ thống bằng cách thêm một thư mục hành động và một hộp lưu trữ. Thư mục hành động vẫn ở bên cạnh màn hình của cô. Hộp lưu trữ đã lên kệ. Vào cuối mỗi cuộc họp, cô ấy đặt những ghi chú mới vào tập hồ sơ và viết hành động tiếp theo ở đầu trang. Bàn làm việc của cô không trở nên trống rỗng. Nó trở nên dễ đọc hơn. Cô dành ít thời gian tìm kiếm hơn và dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ trước mắt. ## Giữ cho hệ thống dễ bảo trì Một kế hoạch tổ chức bàn làm việc tốn quá nhiều công sức sẽ không kéo dài được. Tôi thích các quy tắc đơn giản: - Giữ các dụng cụ hàng ngày trong tầm tay - Cất các dụng cụ hàng tuần ở gần - Di chuyển những món đồ hiếm khi sử dụng đi - Phân loại giấy tờ rõ ràng - Sắp xếp lại không gian trước khi ngừng làm việc Mục tiêu không phải là một chiếc bàn làm việc hoàn hảo. Mục tiêu là một không gian làm việc giúp giảm bớt những nguồn ma sát nhỏ. Khi bàn làm việc của tôi trở nên đông đúc, tôi coi đó là một tín hiệu hơn là một thất bại cá nhân. Tôi dọn dẹp một khu vực, trả đồ về nhà họ và chọn nhiệm vụ tiếp theo. Một bề mặt sạch sẽ hơn không thể giải quyết mọi gánh nặng tinh thần, nhưng nó có thể loại bỏ một số phiền nhiễu và khiến công việc tập trung trở nên dễ quản lý hơn.

Một bàn làm việc đông đúc có thể khiến một công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Giấy tờ chồng lên nhau, dây cáp chiếm không gian hữu ích và các tab đang mở cạnh tranh nhau để thu hút sự chú ý. Tôi thường di chuyển giữa các nhiệm vụ mà không nhận thấy xung quanh thường xuyên kéo tôi ra khỏi công việc trước mắt như thế nào. Một không gian trống không giải quyết được mọi vấn đề về sự tập trung. Nó mang lại cho tâm trí ít thứ hơn để xử lý, điều này có thể giúp bạn bắt đầu, tiếp tục và hoàn thành từng nhiệm vụ một cách dễ dàng hơn. ## Bắt đầu với một khu vực nhỏ. Tôi không cố gắng sắp xếp toàn bộ căn phòng trong một buổi. Điều đó thường tạo ra sự lộn xộn hơn và khiến công việc trở nên nặng nề. Tôi chọn một khu vực: - Chính giữa bàn làm việc của tôi - Một ngăn kéo - Bàn cạnh giường ngủ - Một kệ gần cửa - Không gian bên cạnh máy tính của tôi Tôi lấy mọi đồ vật ra khỏi khu vực đó và xếp chúng thành ba nhóm: 1. Giữ ở đây 2. Di chuyển đi nơi khác 3. Tái chế, quyên góp hoặc vứt bỏ Phương pháp đơn giản này giúp tôi đưa ra quyết định rõ ràng mà không cần chuyển cùng một đồ vật từ chồng này sang chồng khác. ## Giữ các công cụ hàng ngày trong tầm tay Không gian làm việc của tôi hoạt động tốt hơn khi các vật dụng tôi sử dụng hàng ngày ở gần. Một cuốn sổ tay, bút, bộ sạc và chai nước có thể xứng đáng có một vị trí trên bàn làm việc. Những dây cáp bổ sung, biên lai cũ và các công cụ hiếm khi được sử dụng không cần phải để lại trong khu vực làm việc chính của tôi. Tôi tự hỏi: - Tôi có sử dụng cái này trong hầu hết các buổi làm việc không? - Nó có hỗ trợ nhiệm vụ trước mắt của tôi không? - Liệu tôi có thể tìm nó nếu nó được cất giữ ở nơi khác không? Nếu câu trả lời là không, tôi sẽ di chuyển nó ra khỏi bề mặt chính. Điều này không có nghĩa là bàn làm việc phải trông trống rỗng. Nó có nghĩa là mọi vật dụng nhìn thấy được đều phải có lý do để tồn tại ở đó. ## Tạo ngôi nhà cho những đồ vật rời Các đồ vật nhỏ tạo ra tiếng ồn thị giác nhanh chóng. Ổ USB, giấy ghi nhớ, tiền xu và cáp sạc thường tập trung ở những nơi ngẫu nhiên. Tôi sử dụng phương pháp cất giữ đơn giản: - Một khay nhỏ để đựng những vật dụng sử dụng hàng ngày - Một hộp đựng dây cáp dự phòng - Một cặp đựng giấy tờ cần xử lý - Một ngăn ngăn để đựng những dụng cụ nhỏ - Một giỏ đựng những vật dụng đang chờ trả lại nơi khác Việc cất giữ không cần tốn kém. Hộp tái sử dụng có thể hoạt động tốt khi mục đích của nó rõ ràng. Quy tắc của tôi rất đơn giản: khi một món đồ có một ngôi nhà cố định, việc cất nó đi sẽ ít tốn công sức hơn. ## Giảm phiền nhiễu thị giác Một số đồ vật thu hút sự chú ý ngay cả khi tôi không sử dụng chúng. Một chiếc điện thoại đặt cạnh bàn phím có thể dẫn tôi đến kiểm tra tin nhắn. Một đống thư chưa mở có thể khiến tôi tập trung một phần vào những công việc còn dang dở. Tôi đặt điện thoại của mình trong ngăn kéo hoặc cách đó vài bước khi đang tập trung làm việc. Tôi chỉ giữ dự án hiện tại trên bàn làm việc. Các giấy tờ khác sẽ được đưa vào một thư mục có nhãn để chúng vẫn hiển thị mà không chiếm không gian làm việc. Sự lộn xộn kỹ thuật số cũng quan trọng. Tôi đóng các tab trình duyệt không liên quan, xóa các phím tắt không sử dụng khỏi màn hình và giữ một danh sách nhiệm vụ thay vì vài ghi chú rải rác. Màn hình sạch hơn có thể hỗ trợ phiên làm việc sạch hơn. ## Sử dụng thói quen thiết lập lại ngắn gọn Vào cuối buổi làm việc, tôi dành vài phút để trả đồ về đúng vị trí. Tôi vứt bỏ những mảnh vụn, đặt bút vào khay, chuyển cốc vào bếp và viết ra nhiệm vụ tiếp theo. Thói quen nhỏ này giúp tôi bắt đầu buổi tập tiếp theo với ít lực cản hơn. Tôi không cần phải làm cho không gian trở nên hoàn hảo. Tôi chỉ cần chuẩn bị sẵn sàng cho lần sử dụng tiếp theo. Một thao tác thiết lập lại đơn giản có thể trông như thế này: - Dọn dẹp bề mặt làm việc chính - Trả công cụ về vị trí lưu trữ - Loại bỏ rác - Lưu hoặc đóng các tệp đang mở - Viết một bước rõ ràng tiếp theo ## Học từ một ví dụ thực tế Một nhà thiết kế tự do có thể giữ một số sổ ghi chép, tài liệu mẫu, hóa đơn và dây cáp gần máy tính. Khi khách hàng yêu cầu một bản cập nhật nhỏ, nhà thiết kế sẽ dành thời gian tìm kiếm tệp phù hợp và di chuyển các đối tượng sang một bên. Thiết lập rõ ràng hơn có thể bao gồm một thư mục dành cho công việc của khách hàng hiện tại, một khay đựng các dụng cụ hàng ngày và một hộp đựng các thiết bị dự phòng. Bàn làm việc vẫn hỗ trợ công việc sáng tạo nhưng không gian không còn đòi hỏi sự chú ý ở mọi thời điểm. Cách tiếp cận tương tự có thể giúp ích cho sinh viên, nhân viên ở xa, chủ cửa hàng hoặc bất kỳ ai sử dụng khu vực làm việc nhỏ. ## Giữ cho hệ thống dễ bảo trì Một hệ thống lưu trữ tốn quá nhiều công sức sẽ không tồn tại được lâu. Tôi chọn những nơi phù hợp với thói quen của mình hơn là buộc mình phải tuân theo một sự sắp xếp phức tạp. Nếu tôi sử dụng cuốn sổ mỗi ngày, nó sẽ ở gần ghế. Nếu tôi hiếm khi sử dụng máy in thì giấy và vật tư của nó có thể nằm trên kệ. Nếu ngăn kéo trở nên chật chội, tôi sẽ xem lại nội dung bên trong thay vì thêm một ngăn chứa khác. Một không gian trống trải không có nghĩa là sở hữu ít thứ hơn vì lợi ích riêng của nó. Đó là việc nhường chỗ cho công việc, nghỉ ngơi hoặc trò chuyện quan trọng vào thời điểm đó. Khi tôi loại bỏ nhiễu hình ảnh, giữ các vật dụng hữu ích ở gần và đặt lại khu vực bằng một thói quen ngắn, việc hỗ trợ lấy nét sẽ trở nên dễ dàng hơn. Không gian bắt đầu làm việc với tôi thay vì yêu cầu sự chú ý.

Một bàn làm việc đông đúc có thể lặng lẽ rút cạn sự chú ý. Giấy tờ che phủ bàn phím, dây cáp xoắn quanh màn hình và các vật dụng nhỏ biến mất dưới những vật dụng lớn hơn. Tôi có thể vẫn hoàn thành công việc của mình nhưng tôi dành thêm thời gian để tìm kiếm công cụ, dọn dẹp không gian và chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Một bàn làm việc sạch sẽ không nhất thiết phải trông trống rỗng. Nó cần hỗ trợ cách tôi làm việc. Tôi bắt đầu bằng việc kiểm tra nhanh trên bàn Tôi dọn mọi thứ khỏi bàn và đặt từng món vào một trong ba nhóm: - Tôi sử dụng hàng ngày - Tôi thỉnh thoảng sử dụng - Tôi không cần ở bàn này Nhóm hàng ngày ở gần khu vực làm việc chính của tôi. Nhóm thứ hai đi vào ngăn kéo hoặc kệ gần đó. Nhóm cuối cùng được lưu trữ ở nơi khác, tái chế hoặc loại bỏ khi không còn phục vụ mục đích nữa. Việc kiểm tra đơn giản này thường tiết lộ vấn đề thực sự. Nhiều bàn làm việc không bừa bộn vì chủ nhân bất cẩn. Chúng lộn xộn vì mọi mục đều đã được đặt cố định trên màn hình. Tôi luôn mở khu vực làm việc chính Bàn phím, chuột, máy tính xách tay và một ly đồ uống là đủ cho hầu hết các công việc trên bàn làm việc. Khi cần tài liệu, tôi mang đến bàn và trả lại khi nhiệm vụ hoàn thành. Một khu vực rộng mở giúp tôi có chỗ để viết, xem lại bài viết hoặc sử dụng thiết bị thứ hai. Nó cũng làm cho nhiệm vụ tiếp theo dễ dàng hơn để bắt đầu. Tôi không cần phải di chuyển chồng ghi chú cũ trước khi mở sổ ghi chép của mình. Tôi quan sát thấy một nhóm văn phòng nhỏ đã sử dụng phương pháp này trong quá trình lập kế hoạch hàng tuần. Mỗi người chỉ để những tài liệu cần thiết cho cuộc họp hiện tại trên bàn. Nhóm dành ít thời gian hơn để tìm kiếm các ghi chú in và có nhiều thời gian hơn để thảo luận về tác phẩm. Sự thay đổi rất đơn giản: các mục không sử dụng được chuyển ra khỏi khu vực làm việc chính. Tôi cho những vật dụng thông thường một ngôi nhà cố định Bàn làm việc trở nên bừa bộn khi đồ vật không có đích đến rõ ràng. Tôi sử dụng những hộp nhỏ để đựng bút, kẹp, cáp sạc và giấy ghi chú. Tôi để giấy tờ vào hai ngăn: - Để xem xét - Để lưu trữ. Thư mục “để xem xét” có giới hạn rõ ràng. Khi nó đầy, tôi xem lại nội dung thay vì thêm chồng khác. Ngăn kéo hoạt động tốt cho những món đồ tôi cần hàng tuần nhưng không phải hàng giờ. Hộp cáp có thể ngăn bộ sạc tràn ra bàn làm việc. Khay tài liệu có thể ngăn không cho giấy tờ đến trộn lẫn với công việc đã hoàn thành. Việc lưu trữ không cần phải tốn kém. Một chiếc hộp được tái sử dụng, một cặp hồ sơ đơn giản hoặc một chiếc cốc nhỏ có thể giải quyết được vấn đề khi mỗi món đồ chỉ có một chỗ. Tôi cũng quản lý khía cạnh kỹ thuật số Một bàn làm việc vật lý sạch sẽ không thể khắc phục được màn hình máy tính chật chội. Tôi xóa các tập tin cũ khỏi màn hình và tạo các thư mục có tên rõ ràng, chẳng hạn như: - Dự án hiện tại - Tài chính - Tệp khách hàng - Tham khảo. Tôi cũng chỉ giữ các tab liên quan đến nhiệm vụ trước mặt. Khi mười tab tranh giành sự chú ý của tôi, ngay cả một chiếc bàn gọn gàng cũng có thể khiến tôi mất tập trung. Tôi đặt tên tập tin theo ngày và tên dự án. “Hóa đơn tháng 4 - Green Studio” dễ tìm hơn “tài liệu mới cuối cùng”. Xóa tên tệp giúp giảm nhu cầu mở nhiều tệp chỉ để xác định đúng tệp. Tôi sử dụng quy trình thiết lập lại ngắn Vào cuối ngày làm việc, tôi dành vài phút để trả đồ về vị trí được chỉ định. Tôi vứt bỏ bao bì rỗng, đặt giấy tờ vào đúng thư mục và để khu vực bàn phím mở. Tôi không cố gắng dọn dẹp toàn bộ căn phòng. Tôi tập trung vào bề mặt tôi sẽ sử dụng vào ngày mai. Điều này giữ cho nhiệm vụ đủ nhỏ để lặp lại. Khi làm việc ở nhà, tôi thực hiện quy trình tương tự trước khi đóng máy tính xách tay của mình. Hành động này tạo ra ranh giới rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân, đặc biệt khi bàn làm việc đặt trong phòng ngủ hoặc không gian sinh hoạt chung. Tôi tránh làm cho chiếc bàn quá hoàn hảo Một chiếc bàn nên hỗ trợ công việc chứ không phải trở thành một dự án khác. Nếu tôi cần một số dụng cụ sắp xếp, nhãn và vật dụng trang trí để duy trì nó thì hệ thống có thể quá phức tạp. Tôi để lại không gian cho công việc bình thường. Một cuốn sổ có thể vẫn mở. Một vài giấy tờ có thể có mặt trong một công việc bận rộn. Mục tiêu không phải là một bề mặt hiển thị. Mục tiêu là một khu vực làm việc nơi tôi có thể tìm thấy những gì mình cần và bắt đầu ngay lập tức. Một bàn làm việc rõ ràng sẽ không giải quyết được mọi vấn đề về sự tập trung. Tiếng ồn, nhiệm vụ không rõ ràng, lịch trình kém và sự mệt mỏi vẫn ảnh hưởng đến cả ngày. Một bề mặt sạch sẽ sẽ loại bỏ một nguồn ma sát nhỏ và việc giảm ma sát một chút có thể khiến công việc trở nên dễ quản lý hơn. Tôi giữ nguyên tắc đơn giản: sử dụng bàn làm việc để làm việc tích cực, cất những thứ còn lại gần đó và sắp xếp lại khu vực trước buổi làm việc tiếp theo. Thói quen đó giúp tôi có nhiều không gian để suy nghĩ hơn và ít thời gian tìm kiếm hơn.

Một chiếc bàn làm việc bừa bộn có thể khiến một ngày làm việc đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Giấy tờ phủ kín bề mặt, dây cáp thu hút sự chú ý của bạn và những món đồ bạn cần dường như biến mất khi bạn cần chúng nhất. Tôi từng nghĩ mình cần quản lý thời gian tốt hơn. Vấn đề thực sự của tôi là bàn làm việc của tôi khiến mọi nhiệm vụ đều giống như một cuộc tìm kiếm. Một chiếc bàn không cần phải trông hoàn hảo. Nó cần hỗ trợ cách bạn làm việc. Bắt đầu bằng cách xóa mọi thứ khỏi khu vực làm việc chính. Xếp mỗi vật dụng vào một trong ba nhóm: - Sử dụng hàng ngày - Thỉnh thoảng sử dụng - Không để trên bàn Để các dụng cụ hàng ngày ở nơi dễ lấy. Bàn phím, sổ ghi chép, bút, chai nước và đèn bàn có thể kiếm được một vị trí gần bạn. Biên lai cũ, cốc rỗng, bao bì dự phòng và văn phòng phẩm chưa sử dụng có thể chuyển đi nơi khác. Việc thiết lập lại nhỏ này có thể cho thấy bạn thực sự có bao nhiêu dung lượng. Tôi từng làm việc với một đồng nghiệp, người này xếp tài liệu in thành ba chồng bên cạnh màn hình của anh ấy. Anh ấy thường mở cùng một tập tin hai lần vì không thể nhớ được bản sao giấy ở đâu. Chúng tôi đã chuyển dự án đang hoạt động vào một thư mục và đặt các tài liệu đã hoàn thành vào ngăn kéo. Bàn làm việc của anh trông yên tĩnh hơn, nhưng sự thay đổi lớn hơn lại mang tính thực tế: anh dành ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin. Cung cấp cho mỗi mặt hàng thông thường một ngôi nhà. Một khay nhỏ có thể đựng những ghi chú lỏng lẻo. Một ngăn kéo có thể ngăn cách cáp, bộ sạc và bút. Giá đỡ tập tin dọc có thể giữ các tài liệu hiện tại thẳng đứng thay vì trải chúng ra khắp bàn làm việc. Việc lưu trữ không cần tốn nhiều chi phí. Một chiếc hộp sạch sẽ có thể đựng những món đồ mà bạn ít sử dụng hơn. Mục tiêu rất đơn giản: bạn nên biết vị trí của một món đồ trước khi đặt nó xuống. Màn hình của bạn cũng ảnh hưởng đến cảm giác về không gian làm việc của bạn. Chỉ giữ các cửa sổ được kết nối với nhiệm vụ trước mặt bạn. Đóng các tab cũ, di chuyển các tệp không liên quan vào một thư mục và đặt các ứng dụng được sử dụng nhiều nhất ở nơi bạn có thể truy cập chúng mà không cần tìm kiếm. Một chiếc bàn rõ ràng kết hợp với một màn hình chật chội vẫn tạo ra ma sát. Tiếp theo, kiểm tra vị trí của các công cụ chính của bạn. Đặt màn hình ở độ cao thoải mái. Mắt của bạn phải chạm vào phần trên của màn hình mà không cần phải cúi cổ xuống. Giữ bàn phím đủ gần để vai bạn được thư giãn. Đặt chuột ở nơi cánh tay của bạn có thể di chuyển mà không cần duỗi. Nếu ghế, màn hình và bàn phím buộc bạn phải ngồi vào một tư thế không thoải mái giống nhau mỗi ngày thì việc dọn dẹp bàn làm việc sẽ không giải quyết được toàn bộ vấn đề. Những điều chỉnh nhỏ có thể giúp thời gian làm việc dài hơn trở nên dễ dàng hơn. Cáp cũng đáng được chú ý. Dây điện lỏng lẻo khiến bàn làm việc trông bừa bộn và có thể gây ra những phiền toái nhỏ hàng ngày. Tập hợp từng sợi cáp, loại bỏ những sợi cáp bạn không còn sử dụng nữa và dán nhãn cho những bộ sạc trông giống nhau. Một chiếc kẹp cáp đơn giản có thể giữ cho dây điện không bị trượt ra phía sau bàn làm việc. Cố gắng để lại một khu vực trống trên bề mặt. Tôi sử dụng không gian này để viết ghi chú, xem lại bài viết hoặc đặt một cuốn sách. Một phần trống giúp bàn làm việc có chỗ để thay đổi nhiệm vụ. Khi mỗi centimet đều bị chiếm dụng, ngay cả một phiên lập kế hoạch ngắn cũng có thể khiến bạn cảm thấy đông đúc. Những đồ vật bạn nhìn thấy cũng có thể định hình sự chú ý của bạn. Nếu điện thoại liên tục kéo bạn khỏi công việc, hãy đặt nó ngoài tầm nhìn trực tiếp của bạn. Nếu một chồng hóa đơn chưa thanh toán khiến bạn căng thẳng, hãy chuyển nó vào một thư mục có dán nhãn. Nếu một chậu cây giúp không gian trở nên dễ chịu hơn, hãy đặt một cây ở nơi nó không cản ánh sáng hoặc màn hình của bạn. Bàn làm việc của bạn phải phản ánh công việc bạn cần làm chứ không phải mọi nhiệm vụ đang chờ bạn. Việc đặt lại năm phút vào cuối ngày có thể giúp bạn kiểm soát được không gian. Trả lại cây bút vào ngăn đựng, đặt giấy tờ vào đúng cặp, dọn dẹp những chiếc cốc rỗng và viết ra nhiệm vụ tiếp theo cho ngày mai. Điều này mang lại cho bạn một điểm khởi đầu rõ ràng hơn mà không yêu cầu bạn sắp xếp lại mọi thứ. Tôi thích thiết lập lại trong thời gian ngắn hơn là thực hiện một phiên làm sạch lớn. Một phiên họp lớn thường bị trì hoãn vì nó giống như một dự án khác. Năm phút có vẻ dễ lặp lại hơn. Hãy chú ý đến những gì trở lại bàn làm việc. Nếu biên lai liên tục xuất hiện bên cạnh bàn phím, hãy thêm một khay giấy nhỏ. Nếu tai nghe của bạn vẫn nằm trên ghế, hãy lắp một cái móc vào. Nếu sổ ghi chép của bạn luôn bị chôn vùi dưới các tài liệu, hãy đặt nó ở một vị trí cố định gần tay thuận của bạn. Sự lộn xộn lặp đi lặp lại thường chỉ ra một hệ thống bị thiếu. Không phải lúc nào cũng là thiếu kỷ luật. Một chiếc bàn làm việc hữu ích hỗ trợ ba hành động: - Bắt đầu nhiệm vụ với ít thao tác tìm kiếm - Hiển thị công việc hiện tại - Cất đồ đạc đi mà không cần tốn nhiều công sức Khi bàn làm việc của bạn tuân theo những hành động này, ngày của bạn có thể bớt bị phân tán hơn. Sự thay đổi không đến từ việc mua thêm dung lượng lưu trữ hoặc sao chép một thiết lập văn phòng hoàn hảo. Nó xuất phát từ việc làm cho không gian làm việc phù hợp với thói quen của bạn. Dọn sạch một khu vực nhỏ ngày hôm nay. Giữ lại những công cụ bạn sử dụng, di chuyển những món đồ bạn không cần và tạo một ngôi nhà cho những thứ sẽ quay trở lại mỗi ngày. Một chiếc bàn làm việc tốt hơn sẽ không loại bỏ được mọi nhiệm vụ khó khăn, nhưng nó có thể loại bỏ một số trở ngại nhỏ khiến công việc trở nên nặng nề hơn. Mọi thắc mắc liên quan đến nội dung bài viết này, vui lòng liên hệ với ông Chen: songtai@sontaikj.com/WhatsApp 18855919999.

Sophie Leroy 2009 Tại sao thực hiện công việc của tôi lại khó khăn Thử thách về sự chú ý còn sót lại khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ công việc Craig Knight và S Alexander Haslam 2010 Giá trị tương đối của các thiết kế văn phòng tinh gọn và phong phú Joseph K Rock và Stephen D Gibb 2015 Tổ chức không gian làm việc và ảnh hưởng của nó đến sự tập trung của nhân viên Gloria Mark Daniela Gudith và Ulrich Klocke 2008 Chi phí của công việc bị gián đoạn Tốc độ và căng thẳng cao hơn Matthew A Killingsworth và Daniel T Gilbert 2010 Tâm trí lang thang là tâm trí bất hạnh Alan Hedge 2016 Thiết kế nơi làm việc tiện dụng và hiệu suất con người